Untuk Mitra dan Agen

Pengadaan: Purchase Request, Purchase Order, dan Terima Barang

Mitra dan Agen membeli barang dari vendor lewat alur resmi: Purchase Request disetujui, jadi Purchase Order, lalu barang diterima dan stok bertambah.

Diperbarui 13 Oktober 2026 · Pengadaan barang

Buka Purchase Request

Langkah-langkah

Atur Stok level dan Reorder qty tiap varian di menu Produk dan Stok. Menu Pengadaan hanya ada untuk toko Mitra dan Agen.
Buka Purchase Request. Tekan Buat PR dari stok menipis: centang barang satu per satu dan ubah jumlahnya, atau tekan Buat PR otomatis untuk semua barang di bawah level. Jumlah usulan = selisih sampai level, dibulatkan ke atas ke kelipatan Reorder qty. Untuk barang lain, pakai PR manual.
Bila barang sudah ada di PR lain yang masih aktif, muncul peringatan: pilih Lewati yang sudah ada, Tetap buat PR, atau Batal. Nomor PR otomatis, mis. PR-202610-0001.
Buka rincian PR (segitiga di kiri baris), periksa jumlahnya, lalu Ajukan. Pemilik toko atau anggota berizin Pengadaan (Setujui) menekan Setujui atau Tolak (alasan wajib). Pembuat atau pengaju tidak bisa menyetujui PR miliknya sendiri, kecuali ia pemilik toko.
Di PR yang Disetujui, centang barang yang mau dibeli sekarang, tekan Proses ke Purchase Order, lalu pilih vendor dari Daftar Vendor atau tambah Vendor baru. Satu PO terbentuk untuk vendor itu; barang yang tidak dicentang tetap menunggu dan bisa diproses ke vendor lain.
Di Purchase Order (menu Vendor), isi harga satuan tiap barang, diskon, PPN, ongkos kirim, tanggal dibutuhkan, termin, dan catatan, lalu Simpan. Jumlah boleh diubah dari PR, tulis alasannya. Total terhitung langsung.
Kirim dokumen dengan Kirim lewat WhatsApp atau Kirim lewat email ke vendor atau ke orang lain (ketik nomor atau email). Tautan itu hanya membawa teks ringkasan: Unduh PDF dulu lalu lampirkan sendiri di WhatsApp atau email. Setiap pengiriman, unduhan, dan cetak tercatat.
Saat barang datang, buka PO lalu Terima barang (atau menu Terima Barang). Isi jumlah diterima baik dan ditolak atau rusak (alasan wajib). Hanya yang diterima baik menambah stok. Boleh sebagian dan beberapa kali; PO menjadi Selesai bila semua terpenuhi, atau Tutup Purchase Order dengan alasan bila sisanya tidak akan dikirim.
Tiap penerimaan membuat dokumen Terima Barang (TB-202610-0001) yang bisa diunduh sebagai PDF. Menu Purchase List menampilkan riwayat PR, PO, dan TB dengan filter vendor, barang, status, dan tanggal; klik nomor dokumen untuk melihat jejak PR sampai stok, atau Ekspor CSV.

Tips

Beri izin di User Access dengan paket Kustom: Pengadaan (Beli) untuk membuat PR, vendor, PO, dan menerima barang; Pengadaan (Setujui) untuk menyetujui PR. Dipisah sengaja agar pembuat tidak menyetujui sendiri.
Setiap toko mengelola pengadaannya sendiri: PR Agen tidak disetujui Mitra induknya. Semua kejadian tercatat permanen dan tampil di Log aktivitas.
Barang ditolak atau rusak tidak masuk stok dan tetap dihitung sebagai sisa pesanan sampai vendor menggantinya atau PO ditutup.

Pertanyaan umum

Mengapa tombol Setujui tidak muncul di PR saya?

PR yang Anda buat atau ajukan sendiri tidak bisa Anda setujui, kecuali Anda pemilik toko. Minta pemilik atau rekan berizin Pengadaan (Setujui) untuk menyetujuinya.

Apakah PDF terkirim otomatis lewat WhatsApp atau email?

Tidak. Web hanya membuka WhatsApp atau email dengan teks ringkasan. Unduh PDF, lalu lampirkan manual (ikon klip) sebelum menekan kirim.

Barang datang dua kali, apakah stok jadi dobel?

Tidak. Tiap kedatangan dicatat sekali sebagai dokumen Terima Barang sendiri, dan jumlahnya tidak boleh melebihi sisa pesanan kecuali Anda mencentang Lebih kirim.

Apakah ini membantu?

Panduan terkait

Masih butuh bantuan?

Tim kami menjawab dalam 1x24 jam kerja.

Hubungi Customer Care Telepon kantor: 0721-350985 sales@trigunung.com

Langkah-langkah

Atur Stok level dan Reorder qty tiap varian di menu Produk dan Stok. Menu Pengadaan hanya ada untuk toko Mitra dan Agen.

Buka Purchase Request. Tekan Buat PR dari stok menipis: centang barang satu per satu dan ubah jumlahnya, atau tekan Buat PR otomatis untuk semua barang di bawah level. Jumlah usulan = selisih sampai level, dibulatkan ke atas ke kelipatan Reorder qty. Untuk barang lain, pakai PR manual.

Bila barang sudah ada di PR lain yang masih aktif, muncul peringatan: pilih Lewati yang sudah ada, Tetap buat PR, atau Batal. Nomor PR otomatis, mis. PR-202610-0001.

Buka rincian PR (segitiga di kiri baris), periksa jumlahnya, lalu Ajukan. Pemilik toko atau anggota berizin Pengadaan (Setujui) menekan Setujui atau Tolak (alasan wajib). Pembuat atau pengaju tidak bisa menyetujui PR miliknya sendiri, kecuali ia pemilik toko.

Di PR yang Disetujui, centang barang yang mau dibeli sekarang, tekan Proses ke Purchase Order, lalu pilih vendor dari Daftar Vendor atau tambah Vendor baru. Satu PO terbentuk untuk vendor itu; barang yang tidak dicentang tetap menunggu dan bisa diproses ke vendor lain.

Di Purchase Order (menu Vendor), isi harga satuan tiap barang, diskon, PPN, ongkos kirim, tanggal dibutuhkan, termin, dan catatan, lalu Simpan. Jumlah boleh diubah dari PR, tulis alasannya. Total terhitung langsung.

Kirim dokumen dengan Kirim lewat WhatsApp atau Kirim lewat email ke vendor atau ke orang lain (ketik nomor atau email). Tautan itu hanya membawa teks ringkasan: Unduh PDF dulu lalu lampirkan sendiri di WhatsApp atau email. Setiap pengiriman, unduhan, dan cetak tercatat.

Saat barang datang, buka PO lalu Terima barang (atau menu Terima Barang). Isi jumlah diterima baik dan ditolak atau rusak (alasan wajib). Hanya yang diterima baik menambah stok. Boleh sebagian dan beberapa kali; PO menjadi Selesai bila semua terpenuhi, atau Tutup Purchase Order dengan alasan bila sisanya tidak akan dikirim.

Tiap penerimaan membuat dokumen Terima Barang (TB-202610-0001) yang bisa diunduh sebagai PDF. Menu Purchase List menampilkan riwayat PR, PO, dan TB dengan filter vendor, barang, status, dan tanggal; klik nomor dokumen untuk melihat jejak PR sampai stok, atau Ekspor CSV.